Hva er periodisering?

Periodisering er å dele opp et arkiv i tidsperioder, slik at de eldste og minst aktuelle dokumentene kan tas ut av arkivet. På denne måten blir plass frigjort, og det blir enklere å finne fram i det nyeste og viktigste materialet. Papirarkiv pakkes ned og plasseres i et bortsettingsarkiv, og elektronisk arkiv legges i en historisk søkbar base

Når skal det periodiseres?

Det er ingen fast regel for når man skal foreta perodeskille i et arkiv, men normalt anbefales det at periodene skal være på minst 4-5 år. For kommuner kan det ofte være gunstig å sette et skille hvert fjerde år i takt med kommunevalgene. For små organ er det kanskje ønskelig med sjeldnere skille.

Man skal i alle fall foreta periodeskille når det:

• tas i bruk et nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
• gjøres store omorganisereringer
• gås over til elektronisk arkiv

Et arkiv er gjerne delt opp i arkivdeler, og hver arkivdel kan periodiseres for seg. Periodeskillet kan med fordel tas ved årsskiftet.

Arkivdeler som er ”objektordnet”, f.eks personalmapper som er klassert på navn eller fødselsnummer, eller bygningsarkiv som er klassert på gårds- og bruksnummer, trenger kanskje ikke periodiseres i det hele tatt. Alternativt kan de sakene som har blitt uaktuelle tas ut og flyttes til en egen arkivdel.

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver.