Prosedyre for innsyn
Målsetting med rutinen:
Rutinen/prosedyren for innsyn i Frøya kommune skal avklare hvem som har ansvar for hva når det kommer til behandling av krav om innsyn i dokumenter/saker. Den skal også avklare på hvilken måte kravet kan/bør fremsettes og hvilken rolle arkivansvarlig har.
Hva kan man be om innsyn i:
Alle saksdokumenter, journaler og lignende register kommunen er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov.
Med saksdokument er det ment en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller lignende.
Det vil i praksis bety at alle dokumenter som ikke er skjermet med hjemmel i lov (offentlighetsloven bl.a.) kan man be om innsyn i. Dette gjelder innkomne brev, utgående brev, notater o.l.
Hvem kan be om innsyn?
Alle kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og lignende register til kommunen.
Hovedregelen er at innsyn er gratis.
Hvordan kreve innsyn?
Frøya kommune ønsker at man gjør kravet om innsyn skriftlig pr brevpost eller pr e-post til postmottak@froya.kommune.no
Et innsynskrav kan derimot gjøres både skriftlig og muntlig.
Innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Dette gjelder ikke når det blir krevd innsyn i en journal eller lignende register.
Frister og evt avslag
Fra det tidspunktet innsynskravet er mottatt og til svar skal foreligge skal det gå maks 5 virkedager. Trenger man lengre tid må man gi et foreløpig svar til den som har framsatt innsynskravet innen 5 virkedager. Dette foreløpige svaret skal da grunngi hvorfor dette tar lengre tid enn 5 virkedager og med en fastsatt frist for når den som har framsatt innsynskravet kan forvente endelig innsyn.
Hvis man ikke gir svar innen 5 virkedager er gått, skal dette regnes som et avslag. Dette avslaget kan påklages til Fylkesmannen.
Alle avslag innen 5 virkedager skal skje skriftlig. Kommunen må da opplyse om årsaken til avslaget og til hvilken lovhjemmel man vil vise til. Avslaget skal også opplyse om muligheten til å klage og om klagefristen.
Den som har fått avslaget, kan innen tre uker fra avslaget ble mottatt, kreve en nærmere årsak for avslaget der hovedhensynet som har vært avgjørende for avslaget, skal nevnes.
Kommunen skal gi skriftlig forklaring så raskt som mulig og senest ti arbeidsdager etter at kravet er mottatt.
NB! Se egne frister for innsyn i personopplysninger (punkt 3 nedenfor).
Forskjellige typer innsynskrav
Innsynskrav kan deles inn 3 forskjellige typer:
1. Krav om innsyn fra postliste
2. Krav om innsyn i sak eller annet dokument med ukjent journalpostnr o.l.
3. Krav om innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret om seg selv (dette er mer forklart i egen rutine)
1. Krav om innsyn fra postliste
Arkivsansvarlig og virksomheten Servicesenteret journalfører alle innsynskrav på følgende måte i ESA:
Sakstittel: Krav om innsyn i saksnr + journalpostnr.
Hver enkelt journalpost er en egen innsynssak. Ber man om innsyn i 10 journalposter er dette som hovedregel 10 innsynssaker da dette er 10 forskjellige dokumenter man ber om innsyn i.
Arkivansvarlig svarer ut innsynskravet innenfor fristene.
Hvis innsynskravet krever bistand fra andre virksomheters saksbehandlere for å finne i dokumenter o.l. skal dette være en prioritert oppgave for alle.
2. Krav om innsyn i en sak eller annet dokument med ukjent journalpostnr o.l.
Arkivansvarlig eller den saksbehandleren som har mottatt innsynskravet skal påse at dette blir journalført i kommunens sak- og arkivløsning ESA.
Saksbehandler på slike saker er den som til enhver tid jobber med det aktuelle området eller saken det etterspørres innsyn i.
Arkivansvarlig kan være behjelpelig med å finne frem dokumenter. Hovedansvaret ligger både arbeidsmessig og økonomisk til den virksomheten hvor saken tilhører.
Overgår man frister og man evt får krav om dekking av sakskostnader, vil den virksomheten saker tilhører, stå økonomisk ansvarlig for dette.
Eksempelvis: Hvis en innbygger ber om innsyn i alle dokumenter som berører sin eiendom, er det virksomheten for forvaltning (teknisk) som skal ha saksbehandleransvaret for å behandle innsynskravet.
Hvis en innbygger ber om innsyn i sak/journalpost fra postliste eller kjenner saksnr/journalpostnr, tar arkivansvarlig saksbehandleransvaret.
3. Krav om innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret om seg selv
I direkte fagrelaterte saker hvor det er tydelig hvilket område saken gjelder (barnehage, skole, helse etc) så fordeles saken til rammeansvarlig eller virksomhetsleder (på de områdene hvor det ikke finnes rammeansvarlig). Disse kan selv velge å delegere saken videre.
Hvis omfanget av innsynet er sektorovergripende eller at arkivansvarlig er usikker på mengden er det sikkerhetsansvarlig som blir saksbehandler.
Saksbehandler spør innsender om de ønsker alt, eller kun et avgrenset sett opplysninger.
Saksbehandler kartlegger andre relevante behandlinger jf. protokoll over behandlinger.
1. Saksbehandler (med hjelp fra arkiv) søker på den registrertes navn i saksbehandlingssystem og kartlegger relevante saker.
2. Saksbehandler ber daglig ansvarlig (se protokoller i personvernappen) søke i sine behandlinger/registre.
Saksbehandler skriver et internt notat i ESA som dokumenterer hva som er gjort i saken/undersøkt.
Dersom den registrerte ønsker kopi av sine opplysninger har saksbehandler ansvar for å sladde opplysninger om andre og sikre at alle opplysninger faktisk dreier seg om den som har bedt om innsyn.
