Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.

Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.

Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen.
Arkivleder er faglig overordnet arkivtjenesten.

Postmottak:

Postmottak papirpost:
- Kommunens postmottak er lokalisert til Servicesenteret.
- Inngående post leveres/blir hentet ca. kl. 11.00
- Servicesenteret tømmer postkasse ved hovedinngangen hver dag ca. kl. 08:00 og ca kl. 15.00
- Post som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker og
 sakspost leveres Servicesenteret for registrering.

Postmottak elektronisk post – E-post:
- Servicesenteret har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak – postmottak@froya.kommune.no 
- E-post skal behandles på lik linje som annen post.
- Registrert eller videresendt e-post overføres til mappen «Behandlet» og oppbevares en tid.
- E-post som mottas av saksbehandler og har arkivmessig verdi er saksbehandlers ansvar for å
 registrere i riktig sak i sak/arkivsystemet.

Inngående e-post og elektroniske søknader skal i prinsippet behandles som ordinær post. Servicesenteret skal betjene kommunens internettbaserte hovedpostmottak, postmottak@froya.kommune.no.

E-post som skal arkiveres:

• Registreres rett i ESA på riktig saksnummer, evt. ny sak opprettes på riktig saksbehandler

Dersom e-post går direkte til saksbehandler skal saksbehandler vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument.

Dersom e-posten er arkivverdig, kan saksbehandler arkivere denne selv, evt. sende posten videre til Servicesenteret som :

• registrerer på riktig saksnummer i ESA og saksbehandler får oppgave i ESA.

E-postrutiner ved saksbehandlers fravær

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i
e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Postmottak elektronisk post – Elektroniske skjema:
Servicesenteret har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i  mappe på nettverksdisk.

Søknad, endring og oppsigelse i SFO er full elektroniske skjema som automatisk registreres på riktig sak i tillegg til i fagsystemet.

Postmottak digital post – KS FIKS:
Servicesenteret har ansvaret for mottak av digital post mottatt i Altinn for rollen Post/arkiv.

KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS. SvarUt benyttes for utgående post.

Grovsortering papirpost:

Informasjonspost (aviser og reklame) legges direkte til mottaker

Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument.
Rundskriv som skal besvares (som krever aksjon/behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak.

Følgende post legges direkte til mottaker uten å åpnes:

Privat adressert post:
Post adressert direkte til privatperson - Dvs post hvor personnavn står foran kommunenavn/enhetsnavn sorteres ut og leveres adressaten uåpnet.
Post som adresseres til kommunale virksomheter innenfor lukkede systemer (klientforhold – Eks. PPT, Barnevern m.fl.) sendes uåpnet til aktuelle etater for åpning og registrering.
Hvis slik post feilaktig åpnes i arkivet, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.

All annen post adressert til Frøya kommune, uavhengig av etater, går til sentralt arkiv for åpning, arkivvurdering og registrering. Dokumentene som er arkivverdig og skal registreres skal stemples med mottattdato.

Ved åpning av posten skal Servicesenteret se etter at:
- forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg m.m.
- forsendelsen er uskadd

Uregelmessigheter noteres på dokumentet, og avsender skal underrettes.

Post levert direkte til etat/saksbehandler eller til feil etat/saksbehandler:
Hvis arkivverdig post leveres direkte til etat/saksbehandler skal denne posten leveres snarest mulig til arkivet for registrering. OBS! Før saksbehandling starter.

Feilsendt post som allerede er journalført i sak/arkivsystemet:
Mottakende saksbehandler er ansvarlig for at feilregistrert post i Sak/arkivsystemet blir overført til riktig etat/saksbehandler.

Behandling av gradert materiale:

Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt.

Servicesenteret registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen.
Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sak/arkivsystemet.

Tenk meroffentlighet!