Anmodning om innsyn i dokument
Alle henvendelser om utlevering av dokumenter skal journalføres. Dette gjelder både henvendelser om innsyn og dokumenter som skal leveres ut.
En innsynsbegjæring som er fremsatt som brev, e-post eller på annen måte som er dekket av dokumentbegrepet etter offentlighetsloven § 4 er dette å anse som “saksdokument for organet” i relasjon til arkivforskriften § 2-6 første ledd. Det samme gjelder for forvaltningsorganets utgående avgjørelse i innsynssaker.
Er innsynsbegjæringen framsatt muntlig (pr.tlf. eller besøk) skal denne journalføres. Dokumenter som leveres ut registreres elektronisk. I følgebrevet som opprettes henvises det til dato for samtale.
- Det opprettes en ny sak for innsynsbegjæring pr. kalenderår.
- "Enkle" etterspurte dokumenter kan i noen tilfeller sendes fra postmottak, men det må avklares med saksansvarlig før utsending.
- Mottatt innsynsbegjæring journalføres.
- Svarbrev og dokumentene det er begjært innsyn i sendes pr. e-post eller pr. post.
- Saken/dokumentet som etterspørres må sjekkes for evt. innehold av konfidensielle opplysninger.
Jfr punkt 2.10 i Fullstendig runtinebeskrivelse for postbehandling og arkivering.
Når det gjelder saker/dokumenter unntatt offentlighet, skal spørsmål om innsyn fremmes skriftlig. Hovedregelen her sier at part i saken har rett til å se alle dokumenter i saken (Jfr. FVL § 18), men det kan i hvert enkelt tilfelle vurderes om en part/interessent skal få innsyn i enkelte deler av saken/dokumentene. Kommunens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov (§2 i Offentlighetsloven). Om det blir gitt avslag i innsynsspørsmålet, skal dette hjemles med lov.
