Saksarkivet deles inn i perioder som tilsvarer den kommunale valgperioden (4 år).

Nærarkivet inneholder saksmapper for inneværende og forrige periode. Forrige periode er lagt i arkivbokser, mens inneværende periode er arkivert etter K-kode, år og saksnummer i arkivhyller.

Ved overgang til ny periode blir eldste periode i nærarkivet satt ned i hovedarkivet, mens nyeste blir lagt i arkivbokser og beholdes på nærakriv. Den nye blir arkivert etter K-kode, år og saksnummer i arkivhyllene.

Hovedarkivet inneholder saker fra tidligere arkivperioder.

Både den elektroniske basen og det fysiske arkivet får stadig tilført nye registreringer og dokumenter. Aktualiteten av stoffet som registreres og arkiveres avtar etter hvert slik at det lager grunnlag for periodisering, bortsetting og avlevering til arkivdepot. Disse funksjonene knytter seg både til fysisk arkiv og Noark-basen.