Mottak av dagens post

• All inngående post om morgenen kommer til rådhuset fra Posten og leveres i 2. etasje ved postskapet mellom kl. 08.30 og 09.00.
• Evt. pakker til rådhuset og kulturhuset kvitteres for av personalet i PAS. PAS gir straks beskjed til mottaker av pakkene, og pakkene må hentes straks.
• All post som er adressert til enheter i rådhuset bringes til PAS for åpning og fordeling.
• PAS åpner og stempler all post. Post som skal føres på fagsystemer innen helse og familie og som gjelder klienter, leveres uåpnet til enheten. Ved feil åpning limes konvolutten igjen og påføres dato og hvem som har åpnet den. Sendes umiddelbart videre til helse og familie v/leder.

• Ved åpning må PAS-medarbeider se til at

- forsendelsen er uskadd

- forsendelsen er fullstendig (med alle vedlegg m.m.)

• Privat adressert post leveres adressaten uåpnet (adressert kun til person og som ser ”privat” ut).
• Sentralt postmottak (post adressert til Oppdal kommune: postmottak@oppdal.kommune.no) åpnes hver morgen av PAS . Post som skal til saksbehandling tas ut i papirkopi (gjelder byggesaker) og skannes/registreres. Andre dokumenter (emnearkiv) eksporteres elektronisk til saksbehandlingssystemet. Også telefaxer journalføres.
• Saksbehandler har ansvar for at alle e-poster som fører til saksbehandling skal eksporteres til ePhorte og registreres som en journalpost i en arkivsak.
• Saksbehandler har ansvar for at mottatte telefaxer registreres i ePhorte.

Registrering av inngående post

·All arkivverdig post registreres i ePhorte. Alle dokumenter skal knyttes til en journalpost i en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder.

I tillegg skal følgende registreres:

- avsenders dato (dokumentdato)

- avsenders navn/adresse

- avsenders referanse (hvis slik er oppgitt)

- hva dokumentet gjelder (husk at det skal være mulig å søke opp dokumentet senere)

- Hvis saksbehandler ikke kan registreres sammen med de øvrige opplysningene, settes rådmannen eller vedkommende enhetsleder/fagansvarlig

som saksbehandler. Etter at posten er gjennomgått i enheten, varsles PAS umiddelbart om hvem som er satt som saksbehandler på saken.

- Nye dokumenter som tilhører en aktiv sak, får ved registrering påført den saksbehandleren som allerede er definert på saken. Kan endres ved behov.

Hva skal ikke registreres

·Arkivuverdig post skal ikke registreres. Rundskriv som ikke skal behandles og annen informasjonspost. NOU-rapporter føres i egen oversikt i Word (F/Felles/NOU-rapporter).

·Permisjonssaker fra ansatte som ikke skal behandles som delegert sak eller går til Administrasjonsutvalget, skal ikke føres, men legges direkte til LØP. Det samme gjelder anvisninger på lønn.

Post som unntas offentlighet

·Konfidensiell post (post som inneholder personopplysninger/økonomiske forhold) stemples med eget stempel merket ”Kan ikke offentliggjøres, jfr. §..). Hjemmel påføres.

Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas off., påføres dette på dokumentet av saksbehandler og kryss settes over stemplet. Det er rådmannen og enhetsleder som har ansvar for å merke post som skal unntas off. Hvis det ikke er stemplet fra PAS, må de selv sørge for å gjøre det. (Se egne rutiner for "dokumenter på nett")

Interne dokumenter

·Interne dokumenter er dokumenter som inngår i det interne arbeidet med saksbehandling. Interne dokumenter journalføres kun av avsender, som også har ansvaret for oppfølging. Ved registrering av interne dokumenter i ePhorte, skal både avsender og mottaker være registrert på dokumentet. Dokumenttype er N eller X (h.h.v. notat med eller uten oppfølging).

·Hvis det interne notatet føres til oppstart av ny arkivsak, må PAS varsles om oppretting av ny arkivsak. Det interne dokumentet blir da registrert som det første dok. i saken.

Rundskriv

·Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument. Hvis de blir registrert, setter PAS ”X” = ingen restanse i feltet ”Behandling” ved føring.

Hvis det derimot krever saksbehandling, føres det som inngående journalpost (j.p) i en arkivsak.

Fordeling av post

·Posten fordeles av PAS til enhetene (PoF, Helse og familie, bygg & eiendom, kommunalteknikk, og sentraladministrasjonen) etter at arkivverdig post er registrert og evt. nye arkivsaker er opprettet i ephorte. Enhetsleder/saksbehandler får dokumentet. Post som er stilet til Oppdal kommune og hvor det er uklart hvem mottaker er, går til rådmannen for evt. videre fordeling.

Rutiner for registrering og ekspedering av utgående post

·Alle dokumenter, inkl. notater, saksframlegg og andre dokumenter som har tilknytning til en arkivsak, skal skrives i ePhorte . Arkivsaknr., j.p.nr., dato og avs.ref. (hvis oppgitt) skal være med som referanse på et utgående dokument. Normalt ordnes dette automatisk ved bruk av dokumentmaler i ePhorte. Saksbehandler er ansvarlig for å knytte dokumentet til riktig arkivsak.

·Foreløpig svar skal brukes når endelig svar ikke kan gis innen 3 uker. Se egen mal for foreløpig svarbrev.

Bruk av arkivkoder

Det er nødvendig med kommunikasjon mellom saksbehandler og PAS i tilfeller hvor det er tvil om hvilken arkivkode en sak skal føres på. Hvis en ikke kommer til enighet, avgjør PAS.

Opprettelse av elektroniske mapper

Saksbehandler må kontakte PAS ved behov for ny arkivsak. PAS oppretter arkivsaken i ePhorte. Inntil videre produseres også fysisk arkivmappe vedr. eiendomsarkivet (gnr./bnr.)

Rydding i fysiske saksmapper (gjelder eiendomsarkiv)

Før mappa går til arkivering, har saksbehandler ansvar for å rydde den for unødvendige kopier, kladder, konsept og lignende. Innholdet i mappa må være ordnet i stigende rekkefølge på saken. I særlig omfangsrike saker må saksbehandler konferere med PAS om oppsplitting.

Ekspedering av utgående dokumenter

Saksbehandler gjør selv ferdig brevet/saken og sørger for postlegging. Konvoluttene bringes til PAS i 2. et. for frankering innen kl. 13.15.

Eiendomsarkiv: Saksbehandler sørger for at dokumenter i fysisk arkivmappe ferdigstilles og legges til arkivering. Det skal være samsvar mellom journalposter i elektronisk saksmappe og fysisk arkivmappe.

Ved saker til politisk behandling er det ingen endring i fht. tidligere rutiner.

Vi følger brukerhåndboka i ePhorte når det gjelder saksbehandling.

PAS (post/arkiv/sekretariat) er plassert i 2. etasje i rådhuset. All postbehandling, inngående og utgående, vil skje herfra.

Ytre enheter (helsesenteret, opplæring & bolig, hjemmetjenesten, skoler, barnehager)

Restanselister/avslutning av saker

PAS kjører ut månedlige restanselister som fordeles til enhetsleder/rådmannen for gjennomgang og oppfølging. I praksis er det en ”forfallsliste” hvor ikke-avskrevne dokumenter er tatt inn. Liste over avsluttede saker/saker under behandling kjøres ut av PAS kvartalsvis. Når en sak avsluttes elektronisk, skal også de fysiske dokumenter arkiveres samtidig.

Arkivering

Når en arkivsak er ferdig behandlet og avsluttet elektronisk, går den til arkivering i PAS. Alle dokumenter i saken må være avskrevet (rødt flagg fjernet) av saksbehandler, alle dokumenter (utgående og saksframlegg) være sjekket inn, og ligge i mappen.

Bruks- og lånerutiner

I sentralt arkiv skal det være saksarkiv, eiendoms- og planarkiv samt gårdsarkiv. Også personalarkiv skal sentraliseres på sikt.

Ved utlån er det bare hele arkivsaker som lånes ut. Ved behov for enkeltdokumenter, tas det arbeidskopi av dokumentet.

Det blir kjørt ut månedlige rapporter over utlånte arkivsaker. Saksbehandlere har ikke adgang til å hente eller sette tilbake i arkivet. Ved utlån må PAS kontaktes. Unntak her er objektseriearkivene som hver enkelt saksbehandler har.

Utlånt materiale leveres tilbake innen 4 uker. Ved behov for lengre utlån, kontaktes PAS.